프로젝트 관리에 도움 되는 가이드라인

사진: Unsplash 의 İrfan Simsar

프로젝트 관리란 복잡한 최종 목표를 작은 일로 나누고, 이 일을 끝내기 위한 가장 효과적인 순서로 배치하고, 병행 처리할 일과 순차 처리할 일을 찾아내고, 프로젝트 진척 속도를 늦추거나 실패하도록 하는 것을 찾아서 제거하는 일.

이는 불확실성을 해결하고, 미지의 것을 찾으려고 노력하며, 진행 과정에서 실수는 없는지, 최선을 다했지만 놓친 건 없는지를 알아채기 위해 하는 것. 다음은 프로젝트 관리에 도움이 되는 몇 가지 가이드라인.

작업을 작게 나눈다.

스프레드시트나 간트 차트 또는 무엇을 쓰든지 우선 큰 성과를 낼 수 있는 업무를 작은 업무로 나눈다.

큰 단위의 작업에서 시작해 더 작은 단위로 나누고, 이를 더 작은 단위로 나누는 일을 반복.

이 작업을 혼자 다 할 필요는 없다. 잘 이해되지 않는 부분은 잘 아는 사람에게 도움을 요청.

작업 단위를 어느 정도 작게 나눈 다음에는 작업 순서에 주의. 어떤 걸 바로 시작할 수 있는가?

이때는 실제로 업무를 수행할 사람들이 더 작은 단위로 바꿀 수 있도록 한다.

일을 어렵게 만드는 세부 사항과 문제가 될 수 있는 부분은 끝까지 신경 쓴다.

프로젝트 관리 요령은 조금 막히거나 지쳐도 중단하지 않는 것. 

좋은 매니저는 당신과 함께 앉아서 어떤 부분이 충분치 않은지 이야기하고, 더 진행되도록 질문하며, 심지어 같이 앉아 몇 가지 일을 함께 한다. 세부 사항을 더 파악하는 것이 의미가 없다는 생각이 들 때까지 세부 사항을 정리해 보자.

프로젝트를 시작하고 진행하며 계획을 수정한다.

잘 짠 계획은 프로젝트가 얼마나 진행됐고 언제 완료될지를 아는 데 도움이 된다. 계획이 어긋날 때면 모든 사람에게 상태를 알려야 한다. 이런 상황에서는 완료까지 얼마나 남았는지 추측하지 말고 마일스톤을 명확하게 지적하고 예상되는 남은 작업의 윤곽을 설명해야 한다.

계획 프로세스에서 얻은 통찰로 변경된 요구사항을 관리한다.

프로젝트 도중에 요구사항이 바뀌면 앞서 분석한 내용을 토대로 변경 사항을 적용한다. 변경 사항이 프로젝트에 심각한 위험 요소가 될 수 있거나, 새로운 계획을 세워야 하는 경우, 그도 아니면 추가 작업이 필요할 경우 변경 사항으로 인한 비용을 명확히 해야 한다.

마감 시간을 잘 지키려면 대략 어느 정도 작업이 필요한지를 알아야 하며 우선순위를 정하고, 요구사항을 제외하거나 기능, 품질, 완료 일자를 잘 조율해야 작업할 때 도움이 된다.

프로젝트 완료 시점이 가까워지면 세부 사항을 다시 검토한다.

단조롭고 지루한 일의 시작. 마무리를 위한 세부사항을 꼼꼼히 챙길 때. 사전 분석을 통해 프로젝트 출시 시 문제가 될 만한 요소를 모두 확인한다. '충분한' 기준을 정하고 문제를 공론화하고 기준에 맞춰 처리한다. '충분하다'란 기준에 못 미치는 작업은 제외하고, 팀에서 가장 중요한 마무리 세부사항에 집중. 출시 계획과 함께 롤백 계획도 세운다. 그리고 프로젝트 완료 시점에 축하하는 것을 잊지 않는다.